कंपनी अकौंट्स आणि ऑडिट ट्रेल : सीए. राजेंद्र पोंक्षे [ मे २०२३ ]

सीए. राजेंद्र पोंक्षे, पुणे

९४२२३ २४१९६

rrponkshe@gmail.com

कंपनी कायदा 2013 अंतर्गत कंपनी कायदा (अकौंटस) नियम 2014 नुसार आर्थिक वर्ष 2023-24 पासून प्रत्येक कंपनीला अकौंटिंग सॉफ्टवेअर वापरताना असेच सॉफ्टवेअर वापरावे लागेल की ज्यामध्ये ऑडिट ट्रेलची सोय असेल. तसेच ऑडिटरला सुद्धा त्यांच्या अहवालामध्ये यावर भाष्य करावे लागेल अशी तरतूद 1 एप्रिल 2023 पासून किंवा त्यानंतर संपणार्‍या वर्षासाठी लागू होईल.

याकरता सर्व कंपनी अकाउंट्स मधील जबाबदार व्यक्तींनी काय काळजी घ्यायला पाहिजे ते पाहू.

कंपन्या आपले हिशेब ठेवण्यासाठी जे सॉफ्टवेअर वापरतात त्यामध्ये आपल्याला वेगवेगळ्या सुविधा उपलब्ध करून दिलेल्या असतात ज्यायोगे आपल्याला हिशेब ठेवण्यात कायद्याचे पालन करण्याकरता योग्य सेटिंग, उदा. व्हाउचर सिरीयल क्रमांक, व्हाउचर डिलीट न करण्याची सुविधा, तसेच व्यवस्थापनास हवी असणारी माहिती व रिपोर्टस्साठी लागणारी सेटिंग (Setting) अशा अनेक गोष्टी निश्‍चित करून ठेवता येतात. हे काम प्रामुख्याने सिस्टिम व्यवस्थापकाचे (Administrator) असते.

ऑडिट ट्रेल विषयी थोडेसे :

पूर्वी जेंव्हा सर्व हिशेब वह्या व खतावण्या हाताने लिहीत असत त्यावेळी सुद्धा एखादी रक्कम किंवा खात्याचे नाव दुरुस्त करायचे असल्यास आधीच्या लिहिलेल्या एन्ट्रीची दुरुस्त करण्यासाठी खाडाखोड करणे हे ऑडिटच्या दृष्टीने त्याज्य मानले जायचे व मूळ मजकूर दुरुस्त केल्यास समजून यायचे. काही वेळेस काही सयुक्तिक कारणामुळे जर दुरुस्ती करायची असल्यास वेगळी दुरुस्तीची जर्नल एन्ट्री करावी लागायची. शिवाय अकौंटिंग एन्ट्री कोणी केली हे लगेच समजून येत असे.

जेंव्हा आपण संगणक वापरायला लागलो तेंव्हा सर्व व्यवहार व हिशेब कुठल्यातरी संगणक सॉफ्टवेअरच्या मदतीने काही मिनिटात होऊ लागले व त्याची अचूक नोंद होऊन प्रत्येक व्यवहारानंतर ट्रायल बॅलन्स, नफा तोटा पत्रक व ताळेबंद मिळू लागले. याचा क्रांतिकारक परिणाम आर्थिक व्यवस्थापनाकरीता तसेच निर्णय क्षमता वाढण्यास होऊ लागला. मोठ्या कंपन्या यासाठी ERP (एन्टरप्राईस रिसोर्स प्लॅनिंग) सारखी मोठी व महागडी सॉफ्टवेअर्स वापरायला लागली. याचा दृश्य परिणाम असा झाला की हिशेब ठेवण्यासाठीची प्रक्रिया बिझिनेस प्रक्रियेबरोबर व तत्क्षणी व्हायला लागली, उदा. स्टॉक विक्रीसाठी बाहेर काढल्यास लगेच चालू स्टॉकमधून विक्रीच्या मालाची किंमत व परिमाण (Quantity) कमी होऊन तात्काळ चालू स्टॉक हिशेबात ऑनलाईन दिसू लागला. कंपन्यांची उलाढाल प्रचंड वाढल्या कारणाने नजरचुकीने किंवा इतर कारणास्तव एंट्री करताना चूक झाल्यास माग काढणे दुरापास्त होत असे. यावर उपाय म्हणून प्रत्येक रेकॉर्ड तयार होताना ज्या ऑपरेटर (User) द्वारे एन्ट्री केली गेली, ज्या अधिकार्‍याने त्या एन्ट्रीला मान्यता दिली त्याचे सर्व रेकॉर्ड तयार व्हायची सुविधा निर्माण केली गेली तसेच त्यावेळच्या वेळेची व तारखेची नोंद ठेवली गेली. या सर्व रेकॉर्डला तांत्रिक परिभाषेत ऑडिट ट्रेल असे संबोधले जाऊ लागले. ही सुविधा खरेतर प्रत्येक सॉफ्टवेअरमध्ये असली पाहिजे. पण छोट्या सॉफ्टवेअरमध्ये ही सुविधा सॉफ्टवेअर विक्रेत्यांनी ऐच्छिक केली. बर्‍याच व्यावसायिकांनी यासाठी स्वतः केलेले सॉफ्टवेअर किंवा स्टँडर्ड टॅलीसारखे सॉफ्टवेअर ज्यात ऑडिट ट्रेल ऐच्छिक असेल अशी प्रणाली वापरण्यास सुरुवात केली.

आयकर परीक्षणाच्या वेळेस आयकर विभागालासुद्धा हिशेब परीक्षण करण्यास ऑडिट ट्रेल नसल्याने जड जाऊ लागले. तसेच कंपन्यांचे ऑडिट करताना अंतर्गत कंट्रोल सिस्टिम वर जास्तीत जास्त अवलंबित्व वाढले. याचे कारण म्हणजे व्यवसायातील व्यवहारांची प्रचंड वाढ व तद्नुषंगिक प्रत्येक व्यवहाराचे रेकॉर्ड तपासणे हे कालमर्यादा व मनुष्य-बळाच्या मर्यादेमुळे केवळ अशक्यप्राय होऊन बसले. बर्‍याचदा जाणूनबुजून केलेल्या हिशेबाच्या चुका संगणक प्रणालीमुळे झाल्याचे सांगण्यात येई. यावर उपाय म्हणून ऑडिट ट्रेलची योजना आवश्यक करणे भाग पडले. याचा तात्कालिक फायदा असा होईल की संगणकाच्या मदतीने एकाच वेळी (बहुधा वर्ष संपल्यानंतर) सर्व अकौंटिंग करणे कमी होऊन वेळच्या वेळी हिशेब ठेवण्याकडे तसेच ऑडिट ट्रेलमध्ये येणारे रेकॉर्डस् पडताळणी करायला सुरुवात होईल. जमाखर्चाची बरेच कामे नियमित वेळच्या वेळी होतील असे वाटते.

कायदेशीर तरतुदी

कंपनी कायदा अंतर्गत कंपनी (अकौंटस) नियम 2014 च्या नियम 3(1) च्या 3 र्‍या अटीनुसार प्रत्येक कंपनीने जिचे जमाखर्च/हिशेब सॉफ्टवेअरद्वारे ठेवले जातात, अशा कंपनीने फक्त असेच अकौंटिंग सॉफ्टवेअर वापरावे की ज्यामध्ये प्रत्येक व्यवहाराचे ऑडिट माग (ट्रेल) रेकॉर्ड करण्याची व्यवस्था आहे आणि एडिट लॉग निर्माण करून ते टिकवले असले पाहिजेत. एडिट लॉगचा अर्थ असा की ज्याद्वारे आपल्याला एखाद्या लेजर अकाउंट संबंधात किंवा मास्टर रेकॉर्डसंबंधी, बदलाआधीचे डेटा मूल्य व बदलानंतरचे डेटा मूल्य पडताळता येईल. असे ऑडिट ट्रेल रेकॉर्डस् कुठल्याही परिस्थिती डिलीट न करण्याची व्यवस्था असली पाहिजे.

यापुढे कंपन्यांना ऑडिट ट्रेल असलेले सॉफ्टवेअर वापरणे हे या नवीन नियमावलीमुळे बंधनकारक राहील. महत्त्वाचे म्हणजे ऑडिट ट्रेलची उपाययोजना केल्यानंतर ऑडिट ट्रेलची सुविधा निष्काम (Disable) करणे हे नियमांचे उल्लंघन समजून ऑडिट ट्रेल कार्यान्वित न करता ठेवलेले हिशेब कदाचित ग्राह्य सुद्धा धरले जाणार नाहीत. तेंव्हा संबंधित व्यावसायिक, चार्टर्ड अकाउंटंट्स, कंपन्यांमधील अकाऊंट्स खात्यातील कर्मचारी यांना काळजी घ्यावी लागणार आहे.

लेखापरीक्षकांची जबाबदारी

कंपनी कायदा अंतर्गत कंपनी (ऑडिट व ऑडिटर्स) नियम 2014 मधील नियम 11(स) नुसार कंपनीच्या लेखापरीक्षकाने कंपनीने अकौंटस सॉफ्टवेअर वापरताना ऑडिट ट्रेल ठेवण्याबाबतच्या तरतुदी कंपनीने पाळल्या आहेत किंवा कसे यासंबंधी आपले निरीक्षण नोंदणे अपेक्षित आहे.

यासंबंधी लेखापरीक्षकाने खालील बाबींबद्दल तपासणी करणे अपेक्षित आहे :

कंपनीने ऑडिट ट्रेलसाठी सिस्टिम कार्यान्वित केली आहे किंवा नाही. तसेच ऑडिट ट्रेलची कार्यवाही बंद किंवा निष्काम (Disable) करू शकते काय ? आणि ऑडिट ट्रेल हे पूर्ण वर्षभर कार्यान्वित राहिले आहे किंवा नाही यासंबंधी आपले मत मांडणे अपेक्षित आहे.

तसेच कंपनी कायदा कलम 128(5) नुसार कंपनीला सर्व अकौंटस संबंधीचे रेकॉर्डस् कमीतकमी 8 वर्षे जपून ठेवणे अपक्षित आहे. या रेकॉर्ड्सच्या व्याख्येमध्ये आता ऑडिट ट्रेलचाही समावेश करण्यात आला आहे. त्यामुळे लेखापरीक्षकाने सदर ऑडिट ट्रेल रेकॉर्डस् जपून ठेवले आहेत का याचे निरीक्षण करणे अपेक्षित आहे व त्यासंबंधी आपले मत ऑडिट रिपोर्टमध्ये द्यावयाचे आहे.

वाचकांनी एका सूक्ष्म गोष्टीकडे आवर्जून लक्ष द्यावे ती म्हणजे जरी कंपनी कायदा (अकौंटस) नियम 2014 अंतर्गत कलम 3(1) च्या तरतुदी प्रमाणे ऑडिट ट्रेलची लागू करण्याची तारीख 1 एप्रिल 2023 पासून पुढे असली तरी कंपनी कायदा (ऑडिट व ऑडिटर्स) नियम 2014 च्या दुरुस्ती नुसार [MCA GSR 248(E) 1.4.2021 ] लेखापरीक्षकाच्या रिपोर्टमध्ये 1 एप्रिल 2022 पासून पुढे संपणार्‍या वर्षाअखेरच्या ऑडिटमध्ये ऑडिट ट्रेल संबंधीचे निरीक्षण नोंदणे अपेक्षित आहे असे दिसून येते.

म्हणून, 31 मार्च 2023 ला संपणार्‍या वर्षासाठी सुद्धा लेखापरीक्षकांनी ऑडिट ट्रेल संबंधीचा उल्लेख करणे आवश्यक आहे. केवळ नियमाची अंमल-बजावणी म्हणून ऑडिट ट्रेलची तरतूद कंपनीच्या अकौंटिंग सॉफ्टवेअरला वर्ष 22-23 कालावधीत लागू होणार नसण्याचा शेरा आपल्या अहवालात देणे सयुक्तिक ठरेल.

या सर्वांचा जास्तीतजास्त भार हा लेखा-परीक्षकावर आला आहे. त्याची पूर्वतयारी म्हणून वर्षाच्या सुरवातीपासून ग्राहक कंपनीच्या सॉफ्टवेअर सिस्टिम संबंधित लोकांशी चर्चा करून उपाययोजना करावी म्हणजे लेखापरीक्षण करण्यास अडचण येणार नाही.

लेखापरीक्षण करतेवेळी ऑडिट ट्रेलसंबंधी निरीक्षण केलेले सेटिंग व प्रत्येक प्रकारच्या व्यवहारांचे तसेच मास्टर रेकॉर्डसंबंधी ऑडिट ट्रेलचे सॅम्पल रेकॉर्डस् लेखापरीक्षण पुरावा म्हणून गोळा करणे फायद्याचे ठरेल.